Pour devenir Travel Planner, il ne suffit pas d’aimer voyager. Pour exercer et développer une activité professionnelle de travel planning, il est conseillé d’avoir de nombreuses compétences et qualités très variées allant de la connaissance des destinations à la maîtrise des outils de réservation en passant par des qualités relationnelles et organisationnelles. Afin de développer son activité et de fidéliser une clientèle, voici 20 compétences essentielles pour devenir Travel Planner :
1. Une passion pour les voyages
Un intérêt marqué pour les voyages est essentiel pour devenir travel planner. Il est important de connaître les destinations et les cultures afin de conseiller les clients de manière pertinente en fonction de leur profil et de leurs envies sur les choses à faire dans une région particulière.
2. La curiosité et la culture générale
Le travel planner doit être curieux et avoir une bonne culture générale pour pouvoir conseiller les clients sur les différents aspects des destinations proposées (histoire, culture locale, traditions, meilleures périodes pour partir…).
3. Compétences organisationnelles
Le travel planner doit être capable de planifier et d’organiser les voyages de ses clients en tenant compte de leurs souhaits, de leur budget et de leurs contraintes.
4. Créativité
Les travel planners doivent faire preuve de créativité pour concevoir des voyages uniques et personnalisés pour chaque client.
5. Connaissance des destinations
Le travel planner doit avoir une bonne connaissance des destinations pour lesquelles il propose des voyages, notamment en matière de culture, de langues, de sécurité, de logistique et d’hébergement. Idéalement, le travel planner a déjà visité ou habité lui-même la destination qu’il conseille afin de partager avec son client des itinéraires, des adresses ou bons plans en dehors des sentiers battus. C’est sa plus value et ce qui le différencie des autres prestataires de voyages.
6. Le sens de l’écoute et de la pédagogie
Le travel planner doit être à l’écoute des besoins de ses clients et être capable de les aider à formuler le voyage qu’ils souhaitent réaliser. Il doit également être capable d’expliquer clairement les différentes options disponibles pour aider les clients à prendre des décisions éclairées pour lui proposer un voyage sur mesure adapté à ses exigences, ses contraintes et son budget.
7. La capacité d’adaptation
Le travel planner doit être capable de s’adapter aux besoins et aux envies de ses clients, sans chercher à imposer un mode de tourisme qui ne conviendrait pas à la personne ou à la famille qui sollicite ses services. Aussi, le travel planner doit pouvoir faire face aux imprévus et proposer des solutions et alternatives. Annulation ou retard de vols, changement d’avis, conditions météorologiques, problèmes de santé, modifications de dernière minute par le client, problèmes de prestataires sont quelques facteurs qui pourraient affecter le voyage des clients. Il faut pouvoir rebondir et proposer des solutions rapidement afin que tout changement ne se fasse pas ou peu ressentir côté client.
8. Connaissances du secteur et des acteurs du tourisme
Une compréhension approfondie du secteur du tourisme est nécessaire pour savoir comment fonctionne le marché et comment se différencier de la concurrence. Aussi, il faut connaître les acteurs du tourisme (agences de voyages, les tours opérateurs, les OTA, les brokers, les comparateurs de prix, les excursionnistes, etc) pour pouvoir comprendre la chaîne de distribution ainsi que les prix et marges associés.
9. Maîtrise des outils de réservation
Il est important pour un travel planner de maîtriser les outils de réservation pour rechercher et réserver les meilleurs vols, hôtels, transports et activités pour ses clients. En s’inscrivant sur Vialala, les travel planners ont accès à des nombreuses fonctionnalités, et ce, gratuitement ! (centrales de réservations, création d’itinéraires, ajout de prestations personnelles, génération de roadbooks etc…)
10. Aptitude à la négociation
Le travel planner doit être capable de négocier avec les différents acteurs du tourisme pour obtenir les meilleures offres pour ses clients.
11. Bonne gestion du temps et des priorités
Le travel planner doit être capable de gérer son temps et ses priorités pour répondre aux demandes de ses clients de manière efficace et rapide.
12. Capacité à travailler de manière autonome
Le travel planner doit être capable de travailler de manière autonome et de prendre des décisions en fonction des besoins de ses clients.
13. Compétences en communication
Les travel planners doivent être en mesure de communiquer efficacement avec les clients pour comprendre leurs besoins et leurs préférences et leur fournir des informations claires sur les voyages proposés.
14. Savoir se vendre
Le travel planner doit être capable de promouvoir ses services et de trouver de nouveaux clients. Ne pas hésiter à mettre en avant ses qualités, sa plus-value.
15. Maîtrise des réseaux sociaux et messageries instantanées
Le travel planner doit maîtriser les réseaux sociaux pour promouvoir ses services mais aussi pour pouvoir s’adapter au mode de communication préféré de ses clients (messageries instantanées, appels vidéos).
16. La maîtrise de langues étrangères
Savoir parler plusieurs langues, en particulier l’anglais, est essentiel pour pouvoir communiquer avec des clients internationaux et planifier des voyages dans des pays étrangers.
17. Compétences en entrepreneuriat
Les travel planners doivent avoir une bonne compréhension de la gestion d’entreprise ou d’une activité indépendante pour être en mesure de démarrer et de gérer une activité professionnelle de travel planning.
18. Compréhension de la législation en vigueur
Comprendre la législation est crucial pour un travel planner car cela lui permet de connaître ses obligations en matière de responsabilité civile, de protection du client et de respect des conditions générales de vente.
19. Connaissances des assurances et garanties
ll faut savoir conseiller et informer le client sur les assurances nécessaires et les garanties de voyage disponibles afin de répondre à toute inquiétude du client et lui permettre de voyager en bénéficiant des protections nécessaires.
20. Connaissances des l’actualité locale et Conseil aux voyageurs
Il est impératif que les travel planners se tiennent au courant des actualités locales des destinations qu’ils proposent au client afin qu’ils voyagent en toute sécurité. Se tenir informés des recommandations de voyage du Ministère des Affaires Étrangères, des documents de voyages nécessaires d’entrée et de circulation sur et entre les différents territoires.
Devenir travel planner demande une combinaison de compétences clés. La capacité de rassembler toutes ces compétences pour créer des voyages sur mesure pour les clients est essentielle pour développer cette activité indépendante. En travaillant sur ces compétences, un travel planner peut offrir des services de haute qualité à ses clients et mettre ainsi toutes ses chances de son côté pour développer une activité prospère dans le travel planning.